員工檔案應(yīng)該怎么具體建立

員工從招聘到離退的所有相關(guān)資料,包括：

1.信息表（員工的基本情況包括個(gè)人信息、培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、等）

2.各種相關(guān)證件的復(fù)印件（包括身份證，戶口本，學(xué)歷或職業(yè)資格證書）

3.采集照片

4.各種上崗操作證件

5.如從事相關(guān)食品行業(yè)，需每年一次健康證明

6.勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議（企業(yè)員工檔案最主要的組成部分）

7.每年或季或月的培訓(xùn)、考核，考核結(jié)果

總之，一切與員工有關(guān)的信息，都要采集到員工檔案中，成立個(gè)人檔案編號(hào)，最后根據(jù)所有員工的檔案造冊(cè)。

離職人員檔案的處理

退檔手續(xù)的辦理離職人員持經(jīng)核準(zhǔn)的《離職(調(diào)動(dòng))交接表》到檔案室辦理。

人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。

證件的借用、歸還程序

因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應(yīng)提出書面申請(qǐng)，經(jīng)所屬一級(jí)部部長(zhǎng)或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

證件借出期限最長(zhǎng)為二個(gè)月。逾期未歸還者，按每個(gè)證件20元/天計(jì)算罰金，罰金從押金中扣除。

證件的歸還

檔案管理員應(yīng)詳細(xì)記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。

檔案的統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)

檔案管理員應(yīng)及時(shí)將人事信息歸檔，及時(shí)記錄，及時(shí)錄入微機(jī)，保證實(shí)存檔案信息與微機(jī)存儲(chǔ)信息一致。

每年一月份，對(duì)檔案進(jìn)行年度清點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)上年度歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)校對(duì)，要求二者一致。

人事管理檔案保存期限：

a. 已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動(dòng))交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算；

b. 未辦理離職手續(xù)但實(shí)際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當(dāng)事人所在部門出具的書面報(bào)告中標(biāo)稱的離開公司時(shí)間為依據(jù)開始計(jì)算。

5.6.5 每年三月份，對(duì)上年度已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。

資料參考：百度百科——員工檔案