財(cái)務(wù)采購(gòu)管理運(yùn)作原理

一．采購(gòu)管理的功能和目標(biāo)

通常，采購(gòu)部門(mén)能夠掌握企業(yè)近一半的銷(xiāo)售金額，減少材料成本對(duì)一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理狀況有著最大的效益。另外，企業(yè)可以以現(xiàn)有的人員，常常不需要額外的支出或投資就能降低材料成本。

盡管以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格、適時(shí)地從合格的供應(yīng)商采購(gòu)材料，是采購(gòu)管理最明顯不過(guò)的目標(biāo)，但是達(dá)成這一目標(biāo)的重要性卻很少真正地被企業(yè)的管理層所認(rèn)識(shí)。企業(yè)的高階管理層都應(yīng)該認(rèn)識(shí)到以下關(guān)鍵性的采購(gòu)原則：

（1）參與采購(gòu)：許多高階管理人員對(duì)采購(gòu)的作用并不熟悉，所以將自己與采購(gòu)部門(mén)隔離開(kāi)來(lái)，而是應(yīng)該參與進(jìn)來(lái)。

（2）關(guān)注重要的部件：通常在所有的材料中有少數(shù)的部分，占用全部材料成本的比重較大，或是交貨期較長(zhǎng)，或者其品質(zhì)不易保證等，應(yīng)該將這些材料列為重要的部件。應(yīng)該保證采購(gòu)人員在這些重要部件的選擇、交貨期控制和周轉(zhuǎn)上花費(fèi)最多的工作時(shí)間。

（3）不要加速完成采購(gòu)：要允許采購(gòu)部門(mén)充分運(yùn)用其創(chuàng)造力和專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)，以盡可能低的價(jià)格、在正確的時(shí)間采購(gòu)正確數(shù)量的合格材料。不要因?yàn)槿鄙僬_的銷(xiāo)售和生產(chǎn)計(jì)劃，讓采購(gòu)部門(mén)迅速辦理，而要充分利用ERP系統(tǒng)中MPS/MRP的自動(dòng)規(guī)劃的功能，以營(yíng)業(yè)需求為源頭，通盤(pán)規(guī)劃生產(chǎn)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃，讓采購(gòu)工作有序進(jìn)行。

在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)必須考慮的關(guān)鍵項(xiàng)目是：

（1）價(jià)格；

（2）從供應(yīng)商到工廠的距離；

（3）交貨的及時(shí)性；

（4）影響報(bào)價(jià)的特殊因素；

（5）采購(gòu)訂單中的數(shù)量；

（6）供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性；

（7）供應(yīng)商的創(chuàng)造性貢獻(xiàn)；

（8）質(zhì)量。

另外，采購(gòu)職能還與企業(yè)的長(zhǎng)期目標(biāo)密切相關(guān)。盡管采購(gòu)部門(mén)極少單獨(dú)作出長(zhǎng)期的戰(zhàn)略決策，但是在以下長(zhǎng)期的管理職能方面，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該發(fā)揮重要的作用：

（1）新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)或產(chǎn)品的重新設(shè)計(jì)；

（2）產(chǎn)品價(jià)值分析；

（3）自制或外購(gòu)的決策；

（4）產(chǎn)品定價(jià)；

（5）預(yù)測(cè)。

在ERP系統(tǒng)中，采購(gòu)管理是供應(yīng)面的重要組成部分。經(jīng)過(guò)MPS和MRP的自動(dòng)規(guī)劃，或者采購(gòu)人員手動(dòng)輸入，產(chǎn)生規(guī)劃性采購(gòu)訂單，經(jīng)過(guò)承辦單位審核后成為正式的采購(gòu)訂單，然后再據(jù)以執(zhí)行（收料、檢驗(yàn)、驗(yàn)收入庫(kù)、結(jié)轉(zhuǎn)應(yīng)付帳款等），并控制其結(jié)果。

二．采購(gòu)管理的系統(tǒng)功能與作業(yè)流程

下面以用友ERP系統(tǒng)中“采購(gòu)管理”和“進(jìn)口管理”模塊為例，說(shuō)明采購(gòu)管理的系統(tǒng)功能與作業(yè)流程。

1．采購(gòu)管理的系統(tǒng)功能

本系統(tǒng)是針對(duì)采購(gòu)工作有關(guān)的規(guī)劃、請(qǐng)購(gòu)、鎖定、審核、收料追蹤、歷史記錄、結(jié)轉(zhuǎn)應(yīng)付帳款、采購(gòu)訂單關(guān)閉等作業(yè)的管理，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)有效地掌握各采購(gòu)活動(dòng)的訊息。

采購(gòu)訂單的規(guī)劃方式: 由產(chǎn)銷(xiāo)排程或物料需求規(guī)劃系統(tǒng)自動(dòng)生成、或由使用者自行輸入。

已審核請(qǐng)購(gòu)單可自動(dòng)轉(zhuǎn)為采購(gòu)訂單。

供應(yīng)商的歷史交易往來(lái)資料記錄。

料品采購(gòu)的詢(xún)價(jià)資料記錄。

采購(gòu)訂單輸入時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)帶出料品的詢(xún)價(jià)或歷史交易單價(jià)。

采購(gòu)訂單請(qǐng)購(gòu)、規(guī)劃、鎖定、審核、收料、驗(yàn)收、結(jié)轉(zhuǎn)應(yīng)付帳款、關(guān)閉等狀態(tài)的追蹤管理。

采購(gòu)訂單逾期未交貨料品資料追蹤。

請(qǐng)款作業(yè)處理: 驗(yàn)收單價(jià)的查核、驗(yàn)退單價(jià)的查核、請(qǐng)款明細(xì)資料打印。

與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成，自動(dòng)生成應(yīng)付帳款。

采購(gòu)項(xiàng)目可分為: 庫(kù)存品、非庫(kù)存品（屬代(暫)收費(fèi)用之記錄）。

采購(gòu)訂單輸入功能設(shè)定: 供應(yīng)商地址、收貨廠商、收貨廠商地址、允收上/下限、付款條件、幣別、稅別、預(yù)定交貨日、預(yù)定驗(yàn)貨日、驗(yàn)收倉(cāng)庫(kù)、原因碼等。